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O Processo de Constituição de uma corporation

  • Writer: Nikolai Sosa Rebelo
    Nikolai Sosa Rebelo
  • Mar 13
  • 11 min read

[PT]


O processo de constituição de uma corporation é chamado de “incorporation”. O termo tem significado totalmente diferente da palavra “incorporação”, pois, no direito brasileiro, incorporação é a operação societária em que uma empresa (incorporadora) absorve outra (incorporada), que deixa de existir juridicamente.

 

Como dito em artigo anterior sobre os tipos de empresas no Canadá, a corporation pode ser constituída perante a lei federal ou perante a lei de uma província.

 

Quando a corporation é constituída em uma província, ela se submete à lei societária dessa província e poderá desenvolver seus negócios nesse território. Para operar em outras províncias, é necessário realizar um registro chamado de “registro extra-provincial” em cada província onde desenvolver suas atividades, devendo ainda manter um representante ou procurador local para receber correspondências e notificações oficiais.

 

A vantagem de constituir a corporation federalmente é que existe proteção nacional do nome empresarial, enquanto o registro provincial garante o uso do nome apenas dentro das respectivas províncias onde a empresa está registrada. Entretanto, a empresa constituída federalmente também é obrigada a realizar o registro extra-provincial em cada província onde desenvolver seus negócios.

 

O processo de constituição envolve, em geral, os seguintes passos:

  • Escolha um nome que seja registrável

    • Distintivo – ou seja suficientemente diferente de nomes de outros negócios

    • Descritivo – descreve a natureza da atividade empresarial

    • Elemento Legal – corporations precisam indicar sua natureza jurídica, adicionando ao final termos como Ltd., Inc., Incorporated, Limited, etc.

  • Pesquisa de disponibilidade do nome (NUANS report)

    • Verificar se o nome já não está registrado ou em uso

    • Caso o nome esteja disponível, ele pode ser reservado para realizar o processo de incorporation com esse nome

  • Sociedade Sem Nome (Companhia Numerada – Numbered Company)

    • Uma alternativa é não ter nenhum nome e criar uma companhia numerada. O nome da sociedade será o número de registro mais o elemento legal. Por exemplo, 123456 Canada Inc., se for uma constituída federalmente, ou 123456 Manitoba Inc., se constituída na província de Manitoba.

    • A vantagem é que a companhia será criada mais rapidamente, pois não precisará aguardar o tempo de processar a reserva do nome empresarial.

  • Articles of Incorporation

    • Formulário a ser preenchido com informações da empresa:

      • Número máximo e mínimo de diretores

      • Nome dos primeiros diretores

      • Tipos de ações que a corporation pode emitir e os seus respectivos direitos e restrições

      • Se há restrições a negócios que a companhia pode realizar

      • Nome dos fundadores (Incorporators)

    • Após a submissão do formulário (filing), o órgão responsável comunicará o registro, enviando o certificado de incorporação. A companhia estará formalmente constituída nesse momento para fins legais.

  • Resoluções iniciais

    • As ações precisam ser emitidas e os livros societários serem criados (chamados de minute books).

    • Os acionistas devem deliberar a eleição dos primeirs directors.

    • Os primeiros directors devem tomar suas primeiras deliberações no sentido de criar a organização interna (obs. Directors equivalem aos membros do conselho de administração na sociedade anônima brasileira, enquanto os officers são equivalentes aos diretors do direito brasileiro).

    • Isso se dá pela aprovação dos bylaws (equivalente ao estatuto social), onde se descrevem as normas de organização interna, criando órgãos de administração, regras de convocação de reuniões e assembleias entre outros.

    • Os directors devem eleger os officers, indicar quem será o contador da companhia e o ano fiscal da companhia nesse momento.

 

Outros requisitos regulatórios

 

Além do processo de constituição societária, é importante estar atento(a) a requisitos provinciais e/ou municipais de obter licenças para determinados tipos de negócios. Por exemplo, a área de alimentação costuma exigir licenças específicas, cumprindo com determinados requisitos de acordo com a legisção de cada província e municipalidade. Também, há necessidade dos registros de ordem tributária no governo federal e provincial, quando o negócio atinge um volume mínimo previsto na legislação (para o Governo Federal é $30,000 de vendas em um trimestre e nas províncias varia entre receitas acima de $10.000 e $30.000 anuais). Esse registro diz respeito aos impostos sobre vendas (federal é conhecido como GST, provincial pode ser PST ou RST; e imposto combinado adotado em algumas províncias HST).

 

Registro da corporation

 

Se for constituída federalmente, os documentos devem ser submitidos via sistema online do Governo Federal do Canadá. Mais informações podem ser obtidas neste link. Se a opção for por constituir a sociedade sob a legislaçao de uma das províncias, a submissão de documentos será via os órgãos provinciais responsáveis pelos registros de negócios.

 

Abaixo, a lista dos órgaos de cada província e os links com mais informações:

 

Aviso legal: Este texto tem caráter meramente informativo e não constitui aconselhamento jurídico. Recomenda-se a consulta a um advogado regularmente habilitado para analisar a sua situação específica.

 

[EN]

The Process of Incorporating a Corporation

 

The process of creating a corporation is called “incorporation.” This term has a completely different meaning from the Portuguese word “incorporação”. Under Brazilian law, incorporação refers to a corporate transaction in which one company (the acquiring company) absorbs another company (the acquired company), which then ceases to exist as a legal entity.

 

As discussed in a previous article on the types of businesses in Canada, a corporation may be incorporated under federal legislation or under the legislation of a province.

 

When a corporation is incorporated in a province, it becomes subject to the corporate law of that province and may carry on business there. If the company intends to operate in other provinces, it must complete a process known as extra-provincial registration in each province where it carries on business. In addition, the corporation must maintain a local agent or representative in that province to receive official correspondence and legal notices.

 

One advantage of federal incorporation is that the corporation receives nationwide protection of its corporate name, whereas a provincially incorporated company generally only has name protection within the province where it is registered. However, even federally incorporated companies must complete extra-provincial registration in each province where they conduct business.

 

In general, the incorporation process involves the following steps.

  • Choosing a Registrable Name

    • A corporate name typically includes three elements:

      • Distinctive element – a component that distinguishes the business from other companies

      • Descriptive element – a term describing the nature of the business activity

      • Legal element – an indication of the legal status of the company, such as Ltd., Inc., Incorporated, or Limited

  • Name Availability Search (NUANS Report)

    • Before incorporating with a specific name, it is necessary to conduct a NUANS name search to determine whether the proposed name is already registered or being used by another business.

    • If the name is available, it can be reserved for the purpose of completing the incorporation process.

  • Incorporating a Numbered Company

    • Another option is to incorporate a numbered company, meaning the corporation does not adopt a specific business name at the time of incorporation.

    • In this case, the corporate name consists of the assigned registration number followed by the legal element. For example:

      • 123456 Canada Inc. if incorporated federally

      • 123456 Manitoba Inc. if incorporated in the Province of Manitoba

    • The main advantage of this option is that the corporation can be created more quickly, since it is not necessary to wait for the approval of a corporate name.

  • Articles of Incorporation

    • The Articles of Incorporation are the documents filed to create the corporation. They contain key information about the company, including:

      • the minimum and maximum number of directors

      • the names of the first directors

      • the classes of shares the corporation may issue and their rights and restrictions

      • any restrictions on the business activities of the corporation

      • the names of the incorporators

    • Once the Articles are filed, the relevant authority registers the corporation and issues a Certificate of Incorporation. At that point, the corporation officially comes into existence as a legal entity.

  • Organizational Resolutions

    • After the corporation has been created, a number of organizational steps must be completed.

    • Shares must be issued to the shareholders, and the corporate records must be prepared and maintained, including the minute book.

    • The shareholders must elect the first directors.

    • The directors then adopt the initial resolutions required to organize the internal structure of the corporation. In Canada, directors perform a role similar to members of the “conselho de administração” in Brazilian corporations, while officers perform functions similar to the “diretores” under Brazilian corporate law.

    • At this stage, the corporation also adopts its by-laws, which establish the rules governing the company’s internal management. These rules typically address matters such as:

      • the structure of management

      • procedures for calling meetings of shareholders and directors

      • internal decision-making processes

    • The directors must also appoint the corporate officers, designate the company’s accountant, and determine the corporation’s fiscal year.

 

Other Regulatory Requirements

 

In addition to the corporate incorporation process, business owners must also consider provincial and municipal licensing requirements, depending on the nature of the business.

 

For example, businesses in the food and restaurant sector often require specific licences and must comply with health and safety regulations established by provincial and municipal authorities.

 

Businesses must also complete tax registrations with federal and provincial authorities once certain revenue thresholds are reached.

 

At the federal level, a business must register to collect GST (Goods and Services Tax) once its taxable revenues exceed $30,000 within a twelve-month period.

 

Some provinces also impose provincial sales taxes, which may take different forms:

  • PST – Provincial Sales Tax

  • RST – Retail Sales Tax

  • HST – Harmonized Sales Tax, a combined federal and provincial tax used in certain provinces

 

Registration thresholds for these taxes vary depending on the province and generally range between $10,000 and $30,000 in annual revenues.

 

Registering the Corporation

 

If the corporation is incorporated under federal legislation, the incorporation documents must be submitted through the online filing system of the Government of Canada (Corporations Canada).

 

If the corporation is incorporated under provincial legislation, the documents must be filed with the provincial authority responsible for business registrations.

 

Below is a list of the relevant authorities in each province, along with links for additional information:

 

Legal disclaimer: this text is provided for informational purposes only and does not constitute legal advice. Legal advice should be obtained from a lawyer licensed to practise in the relevant jurisdiction.

 


[ES]

 

 El Proceso de Constitución de una Corporation

 

 

El proceso de constitución de una corporation se denomina “incorporation”. Este término tiene un significado completamente diferente de la palabra incorporación en el derecho brasileño. En Brasil, la incorporación es una operación societaria mediante la cual una empresa (la incorporadora) absorbe a otra empresa (la incorporada), que deja de existir jurídicamente.

 

Como se mencionó en un artículo anterior sobre los tipos de empresas en Canadá, una corporation puede constituirse bajo la legislación federal o bajo la legislación de una provincia.

 

Cuando una corporation se constituye en una provincia, queda sujeta a la legislación societaria de esa provincia y puede desarrollar sus actividades allí. Si la empresa desea operar en otras provincias, deberá realizar un registro conocido como “registro extra-provincial” en cada provincia donde lleve a cabo actividades comerciales. Además, la corporation deberá mantener un representante o agente local para recibir correspondencia oficial y notificaciones legales.

 

Una ventaja de constituir la corporation a nivel federal es que existe protección nacional del nombre corporativo, mientras que el registro provincial generalmente protege el uso del nombre únicamente dentro de la provincia donde la empresa está registrada. Sin embargo, incluso una empresa constituida a nivel federal debe realizar el registro extra-provincial en cada provincia donde opere.

 

En general, el proceso de constitución incluye los siguientes pasos.

  • Elección de un nombre registrable

    • El nombre de la empresa normalmente incluye tres elementos:

      • Elemento distintivo – un componente que distingue el negocio de otras empresas

      • Elemento descriptivo – describe la naturaleza de la actividad empresarial

      • Elemento legal – indica la forma jurídica de la empresa, mediante términos como Ltd., Inc., Incorporated, Limited, entre otros

  • Búsqueda de disponibilidad del nombre (NUANS Report)

    • Antes de constituir una empresa con un nombre específico, es necesario realizar una búsqueda de nombre mediante el sistema NUANS, con el fin de verificar si el nombre propuesto ya está registrado o en uso.

    • Si el nombre está disponible, puede reservarse para completar el proceso de incorporación.

  • Sociedad sin nombre (Numbered Company)

    • Otra alternativa es constituir una compañía numerada, lo que significa que la empresa no adopta un nombre comercial específico en el momento de su constitución.

    • En este caso, el nombre de la empresa estará compuesto por el número de registro seguido del elemento legal. Por ejemplo:

      • 123456 Canada Inc. si se constituye a nivel federal

      • 123456 Manitoba Inc. si se constituye en la provincia de Manitoba

    • La principal ventaja de este modelo es que la empresa puede constituirse más rápidamente, ya que no es necesario esperar la aprobación de un nombre corporativo.

  • Articles of Incorporation

    • Los Articles of Incorporation son el documento que debe presentarse para crear formalmente la empresa. Este documento contiene información esencial sobre la compañía, incluyendo:

      • el número mínimo y máximo de directores

      • los nombres de los primeros directores

      • los tipos o clases de acciones que la corporation puede emitir y sus respectivos derechos y restricciones

      • cualquier restricción sobre las actividades comerciales de la empresa

      • los nombres de los fundadores (incorporators)

    • Una vez presentados los documentos (filing), la autoridad competente registrará la empresa y emitirá un Certificate of Incorporation. En ese momento, la corporation queda formalmente constituida como persona jurídica.

  • Resoluciones organizativas iniciales

    • Después de la constitución de la empresa, deben adoptarse varias medidas organizativas iniciales.

    • Las acciones deben emitirse a los accionistas y los registros corporativos deben prepararse y mantenerse, normalmente en lo que se denomina minute book.

    • Los accionistas deben elegir a los primeros directores.

    • Posteriormente, los directores adoptarán las primeras resoluciones necesarias para establecer la organización interna de la empresa. En Canadá, los directores desempeñan una función similar a la de los miembros del consejo de administración en las sociedades anónimas brasileñas, mientras que los officers cumplen funciones comparables a las de los directores ejecutivos en el derecho societario brasileño.

    • En esta etapa también se aprueban los by-laws, que establecen las reglas de organización interna de la empresa, incluyendo:

      • la estructura de administración

      • los procedimientos para convocar reuniones de accionistas y directores

      • las reglas de toma de decisiones corporativas

    • Los directores también deben nombrar a los officers, designar al contador de la empresa y determinar el ejercicio fiscal de la compañía.

 

Otros requisitos regulatorios

 

Además del proceso de constitución societaria, es importante considerar los requisitos de licencias provinciales y municipales, dependiendo del tipo de actividad que se desee desarrollar.

 

Por ejemplo, las empresas del sector de alimentos y restauración suelen requerir licencias específicas y deben cumplir con normas de salud y seguridad establecidas por la legislación provincial y las regulaciones municipales.

Asimismo, es necesario realizar registros de carácter tributario ante las autoridades federales y provinciales una vez que la empresa alcance determinados niveles de ingresos.

 

A nivel federal, una empresa debe registrarse para recaudar el GST (Goods and Services Tax) cuando sus ventas gravables superan 30.000 dólares canadienses en un período de doce meses.

 

Algunas provincias también aplican impuestos provinciales sobre las ventas, que pueden adoptar diferentes formas:

  • PST – Provincial Sales Tax

  • RST – Retail Sales Tax

  • HST – Harmonized Sales Tax, un impuesto combinado federal y provincial utilizado en algunas provincias

 

Los umbrales para el registro de estos impuestos varían según la provincia y generalmente se sitúan entre 10.000 y 30.000 dólares canadienses de ingresos anuales.

 

Registro de la corporation

 

Si la empresa se constituye bajo la legislación federal, los documentos deben presentarse a través del sistema en línea del Gobierno de Canadá (Corporations Canada).

 

Si la empresa se constituye bajo la legislación de una provincia, los documentos deben presentarse ante la autoridad provincial responsable del registro de empresas.

 

A continuación se presenta una lista de los organismos responsables en cada provincia y los enlaces con más información:

 

 

 

 

 

 

 

 

Newfoundland and Labrador Registry of Companieshttps://www.gov.nl.ca/gs/registries/companies/

 

 

 

Aviso legal: este texto se proporciona únicamente con fines informativos y no constituye asesoramiento jurídico. Se recomienda obtener asesoramiento legal de un abogado debidamente autorizado para ejercer en la jurisdicción correspondiente.

 
 
 

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